見積作成や現場対応に追われ、本来やるべき仕事に時間を割けていないと感じていませんか。属人化した業務を放置すると、いつまで経っても生産性を上げられません。
AI社員の作り方を身につければ、専門知識なしで業務を仕組み化でき、限られた人数のまま生産性を高められます。
本記事では1,000名以上にAI活用を指導してきたUnionAIが、非エンジニアでも実践できるAI社員の作り方、活用場面や運用のコツを解説します。
AI社員とは？
AI社員とは、特定の業務範囲を任せて働かせるAIです。ChatGPTのような既存のAIに作業内容や注意書きを読み込ませて作成できます。任せられる業務は営業や人事、マーケティングなど多岐にわたります。
費用感としては、個人利用であれば月額およそ1,000〜3,000円から利用可能です。
上記のように、AI社員の運用ハードルは比較的低めです。後述する「AI社員の作り方7ステップ」「AI社員を活用できる業務」を参考に、自社での活用を検討しましょう。
AI社員の作り方7ステップ
本章では、AI社員を作る手順を下記の7ステップで解説します。
- AI社員に任せる仕事を決める
- 役割を設定する
- 作業ルールを明記する
- ナレッジを登録する
- 外部ツールと接続する
- 質問をして精度を確かめる
- 修正と検証を実施する
それぞれ専門知識がなくても取り組めるので、1つずつ着実に進めましょう。
【ステップ1】AI社員に任せる仕事を決める
はじめに、「AI社員に何をやってもらうか」を明確にします。
複数の作業を一度に任せようとすると、指示があいまいになりがちです。その結果、思いどおりの成果物が得られない可能性があります。これを防ぐために、AIが担当する業務範囲をはっきりさせましょう。
やり方としては、まず直近7日間の業務を書き出し、それぞれを構成する作業に細分化します。
作業内容を洗い出したら、
- 所要時間
- 判断の不要度
- 定型化の度合い
上記の観点から10点満点で採点し、合計点が高い作業から取り組んでください。
手順が決まっており繰り返し発生する作業の発見が、AI社員を作る第一歩です。
【ステップ2】役割を設定する
明確な役割が与えられると、AI社員は「何を求められているか」で迷わずに済みます。任せる仕事が決まったら、AI社員に「役割」を与えましょう。
任せたい作業内容に応じて、「営業資料の作成担当」「入出金の記録係」などの名前をつけましょう。
【ステップ3】作業ルールを明記する
作業を進めるうえでのルール設定も、AI社員を利用するうえで欠かせません。
ルールがあいまいな状態で作業を任せると、AIが機密情報を学習してしまったり、人間の承認を得ずに最後まで進めてしまったりする恐れがあるためです。
あらかじめ下記を決めて指示文に記載しましょう。
- 読んでよい情報・読んではいけない情報
- 出してよい項目・出してはいけない項目
- できる操作・できない操作
- 人間の承認が必要な操作
- 参照元の優先順位
- 停止・修正の条件
- 分岐の条件
- 合格基準
上記の項目を箇条書きにし、指示文やマニュアルにまとめて保存してください。
【ステップ4】ナレッジを登録する
過去の資料・マニュアルにしたがって、AI社員は説明がなくても作業を進められます。
そのため、社内の見積書・単価表・値引きルールをAIに読み込ませるステップが必要です。選んだ業務に関する資料を集め、AI社員が参照できるフォルダにまとめて配置してください。
【ステップ5】外部ツールと接続する
必要に応じて、AI社員に使わせたい外部ツールと連携させます。
メール、Googleスプレッドシート、Slackなど、日常的に使っているツールとつなげば、情報の受け渡しを手作業でおこなう必要がなくなります。
外部ツールとの接続は、AI社員を「毎回情報を渡す相手」から「情報を自分で見に行く相手」に変えます。日常的に使っているツールを1つ選び、AI社員と連携できそうか検討してください。
【ステップ6】質問をして精度を確かめる
ステップ5までで、AI社員を利用する準備が整いました。実際にAI社員へ質問・指示を出しましょう。
実際に動かしてみなければ、指示文やルールの不足箇所は見えてきません。任せたい作業内容に応じた指示を出して、実際の出力をチェックするのが大切です。
修正や変更はいくらでもできます。その時点での精度をチェックしましょう。
【ステップ7】修正と検証を実施する
質問・指示への出力を確認したら、「ここの表現が違う」「ここは飛ばさないでほしい」など、修正点が出てくるはずです。その修正点を指示文に反映し、同じ質問をして出力結果をチェックします。
1回の修正だけだと、別の質問パターンで新たな修正点が見つかることもあります。「直す→確かめる」を繰り返して、出力精度を安定させてください。
自社でAI社員を作るのが難しいと感じても、心配はいりません。UnionAIではAI社員の作成・運用の専門家が相談に乗りますので、お気軽にお声がけください。
AI社員を活用できる業務
AI社員は幅広い業務で活用できます。こちらでは下記の8つを解説します。
- 秘書
- 営業支援
- 品質管理
- 会計・財務
- マーケティング
- 人事・採用支援
- 社内ナレッジ検索
- カスタマーサポート
自身の業務に当てはまるものから読み進めてください。
秘書
秘書としてのAI社員には、日々のタスク管理やスケジュール整理、思いついたアイデアの整理を任せられます。
秘書役は作業ルールをシンプルに設計しやすいため、AI社員の入り口としても有効です。
まずは1日のタスク管理から始め、慣れてきたらほかのAI社員を追加しましょう。
営業支援
営業に関する業務も、AI社員に任せられます。
営業支援役のAI社員を作れば、人間の経験や勘に頼らず、商談準備・見積もり作成の効率化が可能です。一度、作業工程を書き出し、資料集めや下書き作成などの定型作業からAI社員に任せましょう。
品質管理
AI社員は検査記録の整理や不良品の傾向分析などでも力を発揮します。
継続的な記録作業はAIと相性がよい領域です。日々の検査データをAIに蓄積・整理させると、人の目では気づきにくい傾向を見つけやすくなります。
検査記録の整理・分析を仕組み化すれば、品質のばらつきに早く気づけます。まずはデータ入力や傾向まとめなどの作業から、AI社員に依頼しましょう。
会計・財務
明確な判断基準があり、作業ルールを作りやすい会計・財務にかかわる業務も、AI社員と相性のよい領域です。
その際の注意点は、AI社員と人間による「ダブルチェック」です。AI社員がたたき台の作成と一次チェックを担当し、人間が最終確認する体制を必ず整えてください。
マーケティング
SNS投稿文の作成やSEO記事のたたき台作成にも、AI社員を活用できます。
文章生成はAIの得意分野であり、過去の投稿の反応データや自社の文章ガイドラインがあれば、精度を保って出力可能です。
SNS運用やSEO記事作成にかかるコストを負担に感じている方は、投稿文や記事本文のたたき台をAI社員に任せてください。
人事・採用支援
人事・採用業務は定型的な文書作成や連絡が多く、AIと相性がよい部類に入ります。過去の求人票や採用基準を読み込ませれば、AI社員に募集要項の下書きや応募者への定型連絡を担当させることが可能です。
採用におけるAI社員活用の注意点として、過去のデータに性別・年齢・出身校などの偏りがあると、AIがその傾向に沿った選考をしてしまう危険性があります。このような問題が生じていないか、必ず人間がチェックしてください。
社内ナレッジ検索
社内の資料・マニュアルをAI社員に読み込ませておけば、欲しい情報に素早くたどり着けます。
よくある「あの人に聞かないとわからない」からの脱却にもつながるでしょう。AI社員によるリサーチを積極的に取り入れてください。
カスタマーサポート
Webやメールに届く一般的な問い合わせへの対応も、AI社員の役目です。
問い合わせには「定型的なもの」と「個別対応が必要なもの」が混在しています。あらかじめ対応範囲を線引きしておけば、AI社員で対応できる範囲と人間が対応すべき範囲を切り分けられます。
定型的な問い合わせへの対応を半自動化すれば、カスタマーサポート担当者の負担軽減につながるので、ぜひAI社員を導入してください。
AI社員を社内に定着させるコツ
AI社員は一度作っただけでは定着しません。社内に根付かせる4つのコツを紹介します。
- 使い方をマニュアルにまとめる
- 試用期間を設ける
- 社内で「推進役」を任命する
- 定期的に更新する
それほど難しい作業はないので、積極的に取り入れましょう。
使い方をマニュアルにまとめる
AI社員の使い方は、誰でもわかるマニュアルにまとめましょう。
たとえば実際に使った質問例と結果をスクリーンショット付きでまとめ、共有フォルダに入れるといったやり方が有効です「AI担当者でないと使えない」ではなく、「誰でも使える」状態を作ってください。
試用期間を設ける
AI社員を全社で導入する前に、1〜2週間ほどの試用期間を設けましょう。
まずは一部の担当者だけでAI社員を利用し、フィードバックを集めて改善してから全社に導入しましょう。
試用期間を設けるのは、AI社員を社内に無理なく定着させる有効な手法です。まずは1人か2人でAI社員を試す環境を作ってください。
社内で「推進役」を任命する
AI社員の使い方を広める「推進役」を社内で1人決めましょう。
使い方の共有や質問の担当者がいると、ほかの社員もAI社員を利用しやすくなります。
AI社員に肯定的な従業員を1～2人選び、質問窓口になってもらえないか相談しましょう。アサインできる人が決まったら、社内に周知してください。
定期的に更新する
AI社員の指示文やナレッジは、定期的に点検しましょう。
「月1回、毎月15日」のように、決まったタイミングで指示文やナレッジを見直し、必要であれば更新してください。
定期的な点検・更新が、AI社員を長く使える状態に保ちます。まずは指示文・ナレッジを見直す予定を、カレンダーに1つ書き加えましょう。
AI社員を評価・改善するポイント
AI社員はプログラミングや専門知識がなくても作れます。とはいえ、継続的な運用のコツは知っておかなければなりません。本章では、AI社員の評価・改善のポイントとして、下記の6つを解説します。
- 評価基準を数値で設ける
- テスト用の質問集を設ける
- 現場のフィードバックをデータにする
- AI社員が参照するデータの鮮度を保つ
- 出力の矛盾・ハルシネーションを記録する
- 失敗の原因を「指示」と「参照データ」で切り分ける
AI社員の改善点を素早く見つけ、ブラッシュアップする参考にしてください。
評価基準を数値で設ける
AI社員の良し悪しは、感覚ではなく数値の指標で判断しましょう。
感覚的な判断だと「なんとなく良くなった・悪くなった」で終わってしまい、改善すべき箇所が特定できません。
指標として、下記を設定します。
- 正答率
- 処理にかかった時間
- 修正が必要になった件数
数値で判断する習慣があれば、改善すべき箇所を発見しやすくなります。まずは「修正が必要になった件数」のように、すぐに数えられる指標を1つ決めて記録してください。
テスト用の質問集を設ける
想定される質問と正解例をまとめたテスト用の質問集を、あらかじめ作っておきましょう。
「図面番号〇〇の材質は？ 」「〇〇部品の標準納期は？ 」のような、よくある質問を10〜20問ほどリストアップし、正解の目安とあわせて手元に残しましょう。AI社員が実際に出力したものと比べて、評価・改善に活かしてください。
現場のフィードバックをデータにする
実際にAI社員を使う従業員の反応を、口頭の感想で終わらせずデータとして残しましょう。
口頭の感想だけでは、どの業務で精度が低いのかを客観的に把握できません。抽象的な「なんとなく使いにくい」を、具体的なフィードバックに変える体制づくりが大切です。
上記のフィードバックをAI社員へ渡す指示文・マニュアルに反映させれば、AI社員を自社仕様にグレードアップできます。
AI社員が参照するデータの鮮度を保つ
AI社員に読み込ませている資料やマニュアルは、定期的に更新します。AI社員は与えられた情報をもとに回答を作るため、情報源が古ければ出力内容も同様に古くなってしまうためです。
参照データの鮮度保持は、出力の精度を上げるのに不可欠ですです。AI社員に読み込ませている資料やマニュアルが古いものでないか、定期的に点検しましょう。
出力の矛盾・ハルシネーションを記録する
AI社員は参照データと矛盾する出力をしたり、事実と異なる内容（ハルシネーション）を出力したりするケースがあります。矛盾点やハルシネーションを見つけたら、その都度ログとして残しましょう。
どんな質問のときに矛盾や誤りが起きたかを記録しておくと、再発を防ぎやすくなります。
- 品物Aの価格を尋ねたとき→価格表にない金額
- 在庫確認を依頼したとき→欠品にもかかわらず「在庫あり」と回答
上記のような誤った出力を見つけたら、質問・指示内容と誤りの内容をAI社員に伝え、指示文にも反映させましょう。
AI社員が誤った出力をしたら改善のチャンスと捉えてください。
失敗の原因を「指示」と「参照データ」で切り分ける
AI社員から思いどおりの出力を得られないときは、原因が「指示の書き方」なのか「参照しているデータ」なのかを見極める必要があります。
指示と参照データを混同した状態でAI社員を改善しようとしても、原因を見つけるのが難しく、タイムロスが発生してしまうためです。
このように「指示」と「参照データ」を分けて考える習慣が、出力の早期改善につながります。
日々の業務と並行してAI社員を評価・改善するのは負担が大きいと感じる場面もあるかもしれません。UnionAIは、経験豊富な専門家が評価基準の設計から改善まで伴走します。運用に不安があればお気軽にご相談ください。
AI社員の運用に失敗する原因
AI社員の運用において、よくある失敗パターンが4つあります。
- 現場の従業員の困惑・不満
- 「丸投げ」による出力精度の低下
- ハルシネーションの見逃し・放置
- 機密情報の漏洩
それぞれ原因と対策を解説するので、1つずつ把握してください。
現場の従業員の困惑・不満
いきなりAI社員を導入すると、従業員の困惑や不満を招き、反発につながります。
これはAIそのものへの拒否感というより「導入後、自分の仕事や評価がどうなるか」への不安から来る防衛反応であると指摘されています。
対策として、AI社員の導入前に、従業員に向けた説明の場を設けましょう。
- AI社員を利用する業務
- 最終判断は人間の役割
- 今後の評価基準
上記を明文化して説明会に臨むと、従業員の困惑・不満を軽減できます。
AI社員の導入には現場の協力が不可欠です。必ず従業員への説明・対話の場を作ってください。
「丸投げ」による出力精度の低下
作業工程のすべてをAI社員に任せてしまうと、出力の精度が下がりやすくなります。
役割や作業ルールを決めずに作業を任せると、AIが何を優先すべきか判断できず、あいまいな出力をしたり、その都度バラバラな内容で出力したりしてしまうためです。
対策として、任せる業務を1つに絞り、役割・目的・判断基準を明記したうえで指示を出しましょう。「～のときは作業をストップして、一度こちらに判断をあおいで」のように、条件分岐を作っておくのも有効です。
丸投げを避け、範囲を絞った指示を意識してください。
ハルシネーションの見逃し・放置
AI社員が出力した誤情報（ハルシネーション）を見逃したり、放置したりしていると、誤った内容が上司や社外に届いてしまう危険性があります。
時としてAIは、事実にもとづかない内容でも、それらしい形で出力します。それらしい形に仕上がっているぶん、数値の誤りや論理の飛躍などに気づきにくいのが厄介です。
また数値や固有名詞、事実関係が正しいかを人間がチェックする工程も確保しましょう。
このような作業ルール追加や人間によるチェック体制が、ハルシネーションによる実害を防ぎます。
機密情報の漏洩
顧客情報や社内の機密データを誤ってAIに読み込ませると、情報漏洩につながる恐れがあります。
対策として、顧客の個人情報や社内の機密データなど、読み込ませてはいけない情報を先にリストアップしましょう。リストアップした項目は、指示文の「読んではいけない情報」として明記するか、渡す資料から該当箇所を除外します。
上記のように、読み込ませてよい情報の線引きを決めれば、重大な情報漏洩を防げます。
AI社員の作り方をマスターすれば会社全体の費用対効果が上がる
本記事の要点は下記のとおりです。
- 任せる業務を1つに絞り、役割と作業ルールを明記
- 質問と検証を繰り返すのが出力精度を高めるコツ
- 秘書・営業支援・品質管理など、AI社員は幅広い業務で活用可能
- 社内への定着を左右するのは、マニュアル化や試用期間などの施策
上記を1つずつ実践していけば、属人化していた業務を効率化し、特定の従業員への依存度を下げられます。
ぜひAI社員を取り入れて、自社全体に定着させてください。
UnionAIでは、企業ごとに最適なAI社員の設計から構築、効果測定まで伴走支援しております。また、実際にAI社員が業務をこなす様子を確認できるデモサイトもご用意しております。相談は無料ですので、下記よりお気軽にお問い合わせください。
AI社員の作り方に関するよくある質問
AI社員を個人でも作れますか？
AI社員は個人でも作れます。Codex、Claude Codeなどのツールなら、個人向けプランでも複雑な手続きをせずに利用開始できるためです。まずは1つの業務に絞って個人単位で試し、効果を確認してから会社として展開するのが現実的です。
AI社員を作ると、既存の社員の仕事はなくなりますか？
AI社員は定型業務の一部を代替・半自動化するものであり、人間に取って代わるものではありません。数値や事実関係などの最終判断や例外対応は、人間が担います。定型業務をAI社員に任せれば、従業員はより複雑な業務に時間を使えます。
AI社員を作るのに向いているAIはどれですか？
AI社員に向いたAIは、1つに絞れるものではありません。任せたい作業との相性や料金体系によって異なるためです。まずは使い慣れているAIで試してください。
AI社員の導入にどれくらいの期間がかかりますか？
業務を1つに絞れば、数日から数週間程度で運用を始められます。本格的に社内へ定着させるには、試用期間も含めて1〜2カ月ほどかかります。
AI社員に任せた業務でミスが起きた場合、責任はどうなりますか？
AI社員を扱ううえで、責任は運用する人間にあります。AI社員が担えるのは下書きや定型業務の一次チェックまでであり、最終確認や承認、データ送信などは人間がおこなうものです。
