Copilot in Excelでできること！使い方を徹底解説

Copilot in Excelを導入するだけでは、作業時間を短縮できません。

Copilot in Excelの得意・不得意や有効な活用事例を知らなければ、ユーザーの手直しや確認の手間が増えてしまい、業務効率化は遠のいてしまうでしょう。

反対に、Copilotに任せる作業を見極めれば、手直しを重ねて30分かかっていた集計を5分ほどで終わらせられます。浮いた時間は、数字の変化の理由を読み解く作業や提案を考える時間に充てられるはずです。

そこで本記事では1,000名以上にAI活用を指導してきたUnionAIが、Copilot in Excelでできること、業務別の活用事例を解説します。

集計に追われず、考えて提案できる人へ変わるために、ぜひ読み進めてください。

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Copilot in Excelとは？

Copilot in Excelは、Excelに組み込まれたAIアシスタントです。やってほしい作業を日本語で伝えるだけで、関数の作成や集計、グラフ作成を、ピボットテーブルや数式といったExcelの機能を使って進めてくれます。

本章では、Copilot in Excelを使い始める前に押さえておきたい下記3点を解説します。

• 料金体系
• 必要なライセンス
• 必要な事前準備

自社の環境で使えるか、確かめながら読み進めてください。

料金体系

Copilotの料金体系は、大きく「個人向け」「一般法人向け」「大企業向け」の3つに分けられます。企業がExcelでCopilotを使う場合、1ユーザーあたり月額3,148円から始められます。

主なプランの料金と、おすすめのユーザー・企業は下記のとおりです。

Copilotはもともと契約しているMicrosoft 365のプランに追加する形で料金が決まります。そのため法人向けでも対象プランを契約していれば、Copilot Chatを追加料金なしで利用できます。

まずは追加料金なしの範囲や1ユーザー分の契約で効果を確かめましょう。

必要なライセンス

Copilot in Excelを使うには、自身のアカウントにCopilotを利用するライセンスが割り当てられている必要があります。

下記のいずれかのプランを契約していれば、Copilotのライセンスを割り当てられます。

• Copilot Chat対象の法人向けプラン
• 商用のMicrosoft Copilot
• Microsoft 365 Personal／Family
• Microsoft 365 Premium

もしライセンスが自身に割り当てられているか不明な場合は、情報システム部門に問い合わせましょう。

必要な事前準備

ファイルの形式や計算方法の設定、表の形によっては、Copilotが表を編集できなかったり、データを正しく読み取れなかったりするケースがあります。そのためCopilot in Excelで扱いたいファイルについては、下記3点の操作をおこないましょう。

• ファイル形式を最新の形式で保存
• 計算方法を「自動」に設定
• 表をテーブル形式に変換

ファイル形式がサポート対象外のものだと、Copilotがうまく動作しません。「.xlsx」をはじめとする最新の形式にしましょう。計算方法も「手動」設定だとCopilotの編集機能が使えない点に注意が必要です。表はテーブル形式に変え、1行目に「売上」「日付」のように意味の伝わる見出しを付けると、Copilotが列の内容を取り違えずに済みます。

ファイル形式・計算方法の設定・表の形の3点を整えておけば、

「Copilotが動かない」
「データを読み取れない」

といったつまずきを防げます。

Copilot in Excelでできること

Copilot in Excelには、下記3つの作業を任せられます。

• データの整理やフォーマット作りなどの単純作業
• 複雑な関数の作成やデータ分析の補助
• 入力ミスや計算の誤りのチェック

自社の業務で使えそうな場面を思い浮かべながら読み進めてください。

データの整理やフォーマット作りなどの単純作業

データの整理や表の枠作りといった単純作業は、Copilot in Excelがもっとも得意とする領域です。従来は関数を組み合わせて少しずつおこなっていた作業も、範囲を選んで指示すれば大部分を終わらせられます。

Copilot in Excelはカレンダーやシフト表の枠作りも得意です。「11月のカレンダーを日曜始まりで作って。土日のセルはグレーにして」と伝えれば、線を引く手間も日付を打つ手間もなくカレンダーを作成できます。注意点として、仕上がりによっては一部の手直しが必要です。

このように、単純作業は積極的にCopilot in Excelに任せましょう。

複雑な関数の作成やデータ分析の補助

複数の条件を組み合わせた関数は、どの関数をどう組み合わせるか考えるだけで時間がかかります。しかしCopilotはExcel内の関数が「何を計算しているか」を素早く把握できるため、複数の条件を組み合わせた関数の作成・分析も得意です。

視覚的にわかりやすい資料が欲しい場合は、「どの商品が売上の傾向に影響しているかわかるグラフを作って」と伝えると、データの傾向を読み取り、ひと目で違いがわかるグラフを提案してくれます。

Excelの基本機能で済む作業と、Copilot in Excelに任せたほうが早い作業を見分けて使い分けてください。

入力ミスや計算の誤りのチェック

人間は疲れていると誤りを見逃してしまう場合があります。AIは疲れないため、件数が多い表でも途中で集中力が切れて確認が雑になる心配がありません。

手入力の在庫表を扱う場合、「前月在庫＋入庫－出庫＝今月在庫」になっていない行に色を付けるよう頼むと、個数の誤りに気づけます。

このようにCopilot in Excelは、作業の効率化だけでなく、ミスを防いで仕事の品質を上げる手段としても使えます。

UnionAIなら、貴社の課題発見・解決の優先順位づけからお力になれます。初回相談は無料ですので、下記よりお気軽にお問い合わせください。

Copilot in Excelでできないこと・苦手なこと

Copilot in Excelの苦手分野として、下記の2点を解説します。

• 社内の事情や背景をふまえた判断
• 結合セルや複数行の見出しがある表の読み取り

相性の悪い作業を知っておけば、思っていた結果を得られない事態を未然に防げます。

社内の事情や背景をふまえた判断

取引先との関係や社内の方針変更など、Excelに記載されていない情報をCopilot in Excelは知りません。そのため数字の変化を見つけられても、「なぜそうなったのか」「次に何をすべきか」を適切に判断できないケースがあります。

集計はCopilot in Excelに任せ、数字の意味を読み解いて次の行動を決める判断は人間が担いましょう。

結合セルや複数行の見出しがある表の読み取り

前述のとおり、Copilot in Excelは表記ゆれや全角・半角の混在といった「データの中身の乱れ」を整えることはできます。一方、結合セルや二段の見出しなど「表の作りの崩れ」を扱うのは不得意です。

Copilotは、見出しが1行で、1行に1件のデータが並び、1シートに表が1つだけある形を前提にデータを読み取るためです。

苦手な表の例を下記にまとめました。

• 結合セルがある表
• 見出しが2段になった表
• 明細に小計・合計行が混ざった表
• 1シートに複数の表を置いた表

数値の列にも、文字を混ぜないよう気をつけてください。たとえば売上の列に「確認中」と入力すると、合計や平均の計算で不具合が起きます。売上の列は数値だけにし、「確認状況」の列を別に作れば解決します。

結合セルを解除したり見出しを1行にそろえたりと、表の作りを整えましょう。

Copilot in Excelの活用事例

本章では、Copilot in Excelの活用例として下記5つを紹介します。

• 【経理】経費の申請データから入力ミスを洗い出す
• 【総務・顧客管理】取引先名の表記ゆれをそろえる
• 【営業・プロジェクト管理】議事録から進捗の一覧表を作る
• 【人事・企画】アンケートの回答を集計し、次の施策まで導き出す
• 【引き継ぎ】前任者が作ったExcelを使いやすい形に直す

自身の業務と重なるものから読み進めてください。

【経理】経費の申請データから入力ミスを洗い出す

Copilot in Excelを活用すれば、件数の多い経費の申請データのなかから疑わしい行を一瞬で抽出できます。

入力ミスを洗い出すときのポイントとして、指示文に「誤りと断定せず、確認が必要な候補として理由を添えて」と加えましょう。実際に高額だった経費まで誤りとして扱わずに済みます。

【総務・顧客管理】取引先名の表記ゆれをそろえる

同じ企業名でも、入力する人によって書き方が変わります。目で探して直す作業は時間がかかるうえ、半角と全角の違いがあれば判別はより難しいでしょう。この表記ゆれをCopilot in Excelは一瞬で探し出せます。さらにデータの統一も可能です。

上記のように、表記ゆれの統一はCopilotに任せましょう。

【営業・プロジェクト管理】議事録から進捗の一覧表を作る

Copilot in ExcelはWordやPDF形式のファイルから必要な情報だけを抜き出し、一覧表にまとめられます。

資料の読み込みと一覧表の作成はCopilotに任せて、そのぶんの時間を進捗の確認や次の打ち手の考案に充ててください。

【人事・企画】アンケートの回答を集計し、次の施策まで導き出す

アンケートの集計は、人間が手作業で進めると時間がかかります。自由記述を含む場合はなおさらでしょう。Copilot in Excelなら、集計・グラフ・要約・次の打ち手までを1つの指示で出力できます。

上記のように、アンケートを扱うときはCopilot in Excelを活用してください。ただし、出力をもとに施策を実際に決めるのは人間の役割である点は留意しましょう。

【引き継ぎ】前任者が作ったExcelを使いやすい形に直す

説明のないまま引き継いだExcelも、Copilot in Excelに頼めば、使いやすい形に作り直してもらえます。Copilotは関数の意味を理解し、入力する場所と計算する場所の整理ができるためです。

作り直しの途中で元のデータが崩れても戻せるよう、データの作り直しは必ず「複製したファイル」でおこなってください。

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Copilot in Excelの使い方3ステップ

Copilot in Excelは、下記の3ステップで使い始められます。

• 【STEP1】Excelを更新し、.xlsx形式で保存
• 【STEP2】Copilotを開き「編集を許可」を選択
• 【STEP3】やりたい作業を入力して指示

Excelを開きながら、1つずつ試してください。

【STEP1】Excelを最新の状態に更新し、ファイルを.xlsx形式で保存する

最初にCopilotが使える形式でExcelファイルを保存します。手順は下記のとおりです。

1. 画面左上の［ファイル］→［アカウント］を開く
2. ［更新オプション］→［今すぐ更新］を押す
3. ［ファイル］→［名前を付けて保存］を開く
4. ファイルの種類で「Excelブック（.xlsx）」を選んで保存する
5. ［数式］タブの［計算方法の設定］が「自動」になっているか確かめる

上記の手順を踏めば、STEP1は完了です。

【STEP2】Copilotを開き、「編集を許可」モードを選ぶ

次にCopilotの入力画面を開き、Copilotが表を直接操作できるモードに切り替えます。手順は下記のとおりです。

1. Excelの画面右下にあるCopilotのアイコンを押す
2. 画面の右側に、文字を入力する欄が出たか確かめる
3. 入力欄の上のメニューで「編集を許可」を選ぶ
4. 必要に応じて、右上の「自動」からAIのモデルを選ぶ

Copilotには3つのモードがあり、違いは下記のとおりです。

はじめのうちは、複製したファイルで「編集を許可」を選べば問題ありません。大事な表を触る前に変更内容を確かめたい場合は、「プラン」を選ぶと、作業の計画を確認してから進められます。

【STEP3】やりたいことを入力して指示する

ここまで来たら、作業内容を文章で書いて送ります。

1. 入力欄にやってほしい作業を書く
2. 送信ボタンを押す
3. 結果を確認し、問題がなければ［完了］を押す

指示を書くときは、目的、対象、条件、出力形式の4つを入れると、意図が伝わります。「このデータ、うまく分析しておいて」のようなあいまいな指示では、何をすればよいか聞き返されたり、的外れな答えが返ってきたりします。「売上データを月ごと・支社ごとにクロス集計し、前月比の列を足して」のように、何をどうしたいかまで書きましょう。

「チームや社内でCopilot in Excelを導入したい」
「Excel作業にAIを取り入れたいけど研修の余裕がない」

上記のような課題を感じているときは、外部の専門家の力を借りるのも選択肢のひとつです。UnionAIは企業ごとに課題や希望を伺い、導入支援・研修を実施できます。初回相談は無料ですので、下記よりお気軽にお問い合わせください。

ExcelにCopilotが表示されないときの原因・対処法

ExcelにCopilotが表示されないときは、まず画面の右下を確認してください。Copilotを開くボタンは、Excelの画面右下に固定されたアイコンに統一されています。右下にアイコンがない場合、原因として下記の3つが考えられます。

• ライセンスが割り当てられていない
• ファイルの形式・設定が条件を満たしていない
• Excelのバージョンが古い・更新されていない

当てはまりそうなものから順に確認してください。

ライセンスが割り当てられていない

Copilot in Excelを利用できない原因のひとつとして、ライセンスの問題が考えられます。

対処法として、［ファイル］→［アカウント］→［ライセンスの更新］を選び、すべてのOfficeアプリを再起動してください。ライセンスの更新を試しても解決しなければ、情報システム部門にライセンスの割り当てを確認してもらいましょう。

ファイルの形式・設定が条件を満たしていない

ファイルの形式や設定により、Excel内でCopilotを使えないケースもあります。

下記の形式・設定になっていないか、確認しましょう。

• サポート対象外のファイル形式
• 計算方法が「手動」のまま
• チェックアウト必須のSharePointに保存

ファイル形式は、［名前を付けて保存］で「Excelブック（.xlsx）」を選び直せば解決します。計算方法の設定は、「手動」ではなく「自動」に変更しましょう。ファイルがSharePointに保存されており、編集前にチェックアウト（ほかの人が編集できないようにする操作）が必要なときは、自社の情報システム部門に相談してください。

Excelのバージョンが古い・更新されていない

Copilotは、Microsoft 365の更新プログラムで提供される機能です。更新されていない状態や、買い切り版のOfficeでは最新の機能を受け取れません。

プライバシー設定もチェックしましょう。［ファイル］→［アカウント］→［プライバシー］で、「コンテンツを分析するエクスペリエンス」と「すべての接続エクスペリエンス」をオンにします。

Office 2024などの買い切り版を使っている場合は、Microsoft 365のプランを別に契約する必要があります。

Copilot in Excelをチーム・社内に広めるコツ

自分1人でCopilotを使えるようになったら、次はチームや社内に広げる段階です。本章では、下記3つのコツを解説します。

• 出力結果を人が確認する仕組みを作り、ミスを防ぐ
• プロンプト例を共有し、使い始めのハードルを下げる
• 複数人で利用するときの運用ルールを明確に決める

Copilot in Excelを社内へ定着させるため、順に取り入れてください。

出力結果を人が確認する仕組みを作り、ミスを防ぐ

Copilot in Excelが作った集計やグラフは、会議や社外の資料に使う前に、必ず人間がチェックしましょう。

Copilotに限らず、AIの出力は必ずしも正しいとは限りません。誤った数字がそのままチームや社内に共有されれば、「やっぱりAIは信用できない」といわれ、定着が遠のいてしまいます。

確認を仕組みにすれば、誤った数値を上司や社外に提出してしまうリスクをおさえられます。

プロンプト例を共有し、使い始めのハードルを下げる

Copilot in ExcelをはじめとするAIに慣れていない人にとって、「何を入力すればよいかわからない」が使い始めの大きな壁です。そこでよく使う指示文（プロンプト）をチーム・社内で共有します。

Teamsのチャネルや共有フォルダなどに、業務別の指示文をまとめましょう。下記は指示文の一例です。

このように、すぐに使える指示文を用意すれば、チーム・社内全体にCopilotの利用が広がります。

複数人で利用するときの運用ルールを明確に決める

自社でCopilot in Excelを使うときは、「何をAIに任せるか」「誰が確認するか」「どのデータを扱ってよいか」をルールとして決めてください。

複数人でAIを利用する場合、ルールがないとミスや情報管理の問題が起きるためです。

例として「何をAIに任せるか」であれば、下記のように役割を分けます。

• AIに任せる：集計、グラフ作成、一次チェック
• 人が担う：数字の解釈、最終確認

このほか最終確認の担当者やデータの扱いは、上司や情報システム部門と相談して判断してください。

「社内のリソースでCopilot in Excelの導入・定着を進めるのは難しそう…」と感じる方もいるかもしれません。いまの業務で忙しいときは、外部の専門家の力を借りるのも選択肢のひとつです。UnionAIなら1,000名以上にAI活用を指導してきたノウハウをもとに、Copilot in Excelの導入・定着をサポートできます。初回相談は無料ですので、下記よりお気軽にお問い合わせください。

CopilotでExcel作業を効率化すれば費用対効果を上げられる

本記事で解説したCopilot in Excelの要点は下記のとおりです。

• 言葉で指示するだけで整理・関数・分析を補助
• 社内事情の判断や崩れた表の読み取りは苦手
• 表示されないときはライセンス・形式・更新の確認が必要

手直しを重ねて30分かかっていた作業が5分ほどで終わるようになれば、浮いた時間は数字に隠された背景を読み解き、次の打ち手を提案する仕事に使えるはずです。集計に追われる毎日から抜け出し、提案できるビジネスパーソンとして評価される日も近づきます。Excelを使う時間が長い人は、積極的に活用しましょう。

UnionAIは企業ごとにヒアリングをおこなって課題や優先順位を明確にしたうえでAI導入・活用をサポートできます。初回相談は無料ですので、下記よりお気軽にお問い合わせください。

Copilot in Excelに関するよくある質問

マクロ（VBA）もCopilotで作成できますか？

CopilotによるExcelのマクロ（VBA）作成は可能です。ただ、VBAはプログラミング言語で覚えるのが難しいため、まずはCopilotに表を直接編集させたり、ミスをチェックさせたりする使い方から始めるのがおすすめです。

Copilotで作った集計表やグラフに誤りがあった場合、どう見つければよいですか？

件数や合計金額を元データと照らし合わせましょう。指示文に「数値や対象期間を明記して」と加えると、根拠になった数字や期間を確認できます。

社外秘のデータをCopilotで分析しても、情報漏えいの心配はありませんか？

法人向けのMicrosoft CopilotとCopilot Chatでは、入力した内容や回答は、AIの学習に使われません。ただし、どの情報を入力してよいかは企業のルールによって異なります。社外秘のデータを扱う前に、上司や情報システム部門に必ず確認してください。